Tout ce qu’il faut savoir sur le nettoyage de bureaux !

Si vous avez des locaux professionnels, la question de la sous-traitance ou de l’internalisation du ménage se pose. Que faut-il savoir pour faire les bons choix ?

Pourquoi le nettoyage des bureaux est-il si important ?

Pour le bien-être des employés

En tant qu’employeur, vous vous devez de proposer un cadre de travail sain, salubre et agréable pour vos employés. Le ménage est l’une des premières clés pour répondre à cet impératif, ce qui ne pourra qu’être bénéfique pour le sentiment de bien-être de vos employés et leur productivité.

Pour l’image de l’entreprise

Même si vous êtes amenés à recevoir peu de clients, une venue occasionnelle de prestataires, de partenaires, ou autres personnes externes doit se faire sereinement. L’image de l’entreprise passe également par sa propreté, afin de donner une impression positive.

Combien d’heures prévoir pour le ménage des bureaux ?

La fréquence et la durée du ménage par mois

Le fréquence et la durée va être déterminé par plusieurs facteurs. Le premier est le nombre de personnes dans l’entreprise : plus vous allez être nombreux dans un petit espace, plus les locaux de votre entreprise vont se salir vite. Il est dans ce cas nécessaire de faire appel à une société de nettoyage assez souvent, parfois 1 fois par jour dans certaines entreprises.

La durée du ménage va dépendre de la surface de vos locaux d’entreprise. Plus la surface sera grande et avec de nombreuses pièces d’eau, plus il faudra prévoir de temps. Dans tous les cas, vous pourrez demander plusieurs devis pour vous faire estimer le temps nécessaire.

Rien ne vous empêche de commencer par une petite fréquence, quitte à l’augmenter après ! Attention toutefois de respecter un temps horaire décent pour que le travail puisse être bien fait, sans trop de pression pour le personnel de ménage.L'équipe Pro du Bureau

ménage bureau

Quand les faire venir ?

Les horaires sont souvent en décalé pour éviter de déranger les personnes qui travaillent le jour. Ça permet également d’éviter les horaires de visite du clients (ce qui serait mal perçu), et d’éviter les risques potentiels (un employé qui glisse sur un sol humide…).

L’intervention peut donc aussi bien se faire :

  • Le matin très tôt, avant l’arrivée des collaborateurs
  • Le soir, après le travail des salariés (ou avec un léger chevauchement)
  • Le weekend, notamment pour les contrats hebdomadaires

Ces éléments doivent être définis en fonction de ce qui vous arrange, et en partenariat avec la société de nettoyage.

Que peut-on demander aux hommes et aux femmes de ménages ?

On peut leur demander de nettoyer pas mal de choses dans l’entreprise : ça peut aller des sols, aux bureaux (coup de chiffon ou d’éponge), du vidage de la corbeille, en passant par les toilettes et la cuisine.

Sachez qu’une liste précise des tâches à effectuer est transmise au personnel de ménage (une sorte de plan d’action), afin de s’assurer que tout soit bien réalisé et que ça s’adapte aux spécificités de votre entreprise. Cela lui permet également d’anticiper son parcours avec les produits ménagers adaptés.

Ce plan d’action est réalisé par la société de ménage, afin d’optimiser le temps à passer dans les locaux et l’efficacité du technicien.L'équipe Pro du Bureau

On peut y retrouver l’aération des locaux, le dégraissages des équipements souvent manipulés (poignées de porte…), la désinfection des WC, le renouvellement du matériel d’hygiène (papier toilette, savon), etc.

Le nettoyage des objets électroniques
Le soin de nettoyer le matériel électronique est souvent laissé à chaque employé. Ces appareils sont souvent plus fragiles et sensibles à certains produits nettoyants. Le clavier d’ordinateur peut par ailleurs avoir des raccourcis qui, utilisés par mégarde, peut pénaliser le poste de travail.

En règle générale, les vitres sont réalisées par ailleurs, car l’extérieur des vitres de la société requiert une prestation un peu différente ; qui-plus-est, ça se salit nettement moins vite, donc c’est à nettoyer moins régulièrement.

En revanche, dans certaines sociétés, les techniciens de surfaces n’ont pas le droit d’approcher certains bureaux pour des questions de confidentialité, de même qu’ils ne sont pas autorisés à déplacer des affaires sur apparentes sur un bureau. Vos collaborateurs doivent donc être avertis de bien dégager leur espace de travail pour s’assurer qu’un coup d’éponge est possible sans bouger ses affaires.

société de nettoyage de bureau

Qui fournit le matériel de ménage ?

C’est le professionnel qui fournit le matériel, mais l’équipement reste dans les locaux pour que la femme de ménage (ou l’homme) ne doit pas se charger du transport. Un débarras ou un espace de stockage doit donc être prévu à cet effet.

Le matériel utilisé est un matériel professionnel, avec des spécificités selon les locaux. Exemple :

  • Bio nettoyage
  • Nettoyeur haute pression
  • Nettoyeur vapeur
  • Bactéricides
  • Aspirateur industriel…

Comparer à un nettoyage en zone industrielle ou commerciale, le ménage dans des locaux de bureaux se fera avec des équipements plus petits, légers et adaptés. Le ménage y sera potentiellement plus minutieux.

Faire appel à une société de nettoyage de bureau

Pourquoi externaliser le ménage ?

Le ménage est rarement une prestation internationalisée dans les sociétés. Elle requiert une formation adaptée et un matériel idoine : de fait, l’externalisation à des professionnels ne coûte pas forcément plus cher puisqu’il y a des économies d’échelle réalisées.

De même, le travail peut être mieux fait car des protocoles strictes sont mis en place. Cela vous déresponsabilise d’une certaine manière, et vous avez toute la latitude pour avoir des exigences plus faciles à imposer qu’en interne.

Devis nettoyage bureau

Un appel d’offre pour choisir la société de ménage

Vous pouvez demander à plusieurs prestataires de vous faire des offres pour vous aider à comparer. Il faut établir en amont un cahier des charges le plus précis possible de vos besoins, en détaillant :

  • quels sont les horaires de bureau
  • les horaires souhaités pour le passage de la personne de ménage
  • la surface à traiter
  • le nombre de pièces d’eau
  • vos besoins spécifiques
  • Etc…

Nous ne vous recommandons pas de prendre à tout prix le prestataire le moins cher, car souvent la baisse du coût impacte la personne qui doit faire le ménage, ce qui peut également jouer sur la qualité.

Rien ne vous empêche de demander des devis différents à la même société, pour comparer et choisir une solution sur-mesure ! Vous pouvez aussi demander aux prestataires de réviser leur première offre si elle ne vous semble pas adaptée.L'équipe Pro du Bureau

Le renouvellement du prestataire

Même si vous n’êtes pas mécontent du travail de votre prestataire de ménage, rien ne vous empêche de challenger le devis nettoyage fait quelques années auparavant, pour voir si des efforts peuvent être faits au niveau de coûts, ou si vous pourriez obtenir d’autres avantages.

Si en revanche vous êtes mécontents de la qualité du travail (manque de propreté dans les pièces reculées par exemple), ce n’est pas forcément la peine de changer de prestataires directement. Parfois, il suffit de demander à changer le technicien de surface pour retrouver un environnement de travail sain et propre.

NB : si vous vous voulez réduire votre note de ménage et que vous êtes amenés à réaliser des travaux, vous pouvez réfléchir à la structuration des pièces et aux choix des matériaux.

Les demandes particulières pour le ménage

Si vos locaux nécessitent des précautions particulières, n’hésitez pas à les inscrire au contrat et à bien en informer la femme de ménage ou l’homme de ménage pour qu’il fasse attention.

Exemple : si vous avez une salle serveur qui doit être maintenue sous climatisation, demander spécifiquement de ne pas tout éteindre en partant.

De même, renseignez-vous au niveau du tri des déchets : même si c’est bien de mettre en place plusieurs bacs, il faut que le bâtiment soit également équipé de poubelles adaptées.

Anecdote
Plusieurs années après avoir mis en place une poubelle de tri, un salarié resté un peu plus tard le soir s’est rendu compte que la femme de ménage de l’entreprise vidait les 2 poubelles dans un même endroit… un peu dommage !

La politique RSE de l’entreprise peut réellement s’incarner dans ses choix de nettoyage, prêtez-y donc attention ! Il en sera de même avec les équipements que vous mettez à disposition (utilisation unique dans la cuisine, etc.).

Attention, si vous demandez au personnel de ménage de distinguer les poubelles de tri, prenez ça en compte dans le volume horaire pour que ce soit réalisable.

Éduquer ses employés pour que le nettoyage soit l’affaire de tous

Même si on ne va pas demander à ses employés de faire le ménage car ça ne rentre pas dans leurs attributions, c’est important qu’ils fassent attention à ne pas salir les locaux lors de leur usage. Le respect de simples règles comme ne pas déjeuner à son poste de travail permet de maintenir la propreté des locaux, surtout si vous ne faites pas appel à une société de ménage tous les jours.

Par ailleurs, le maintien d’une propreté minimale avant l’intervention du professionnel de nettoyage est un signe de respect pour se dernier (ce n’est pas forcément agréable de ramasser des déchets à côté d’une poubelle). N’hésitez pas aussi à encourager vos salariés à être aimable (dire bonjour a minima…) avec le personnel de ménage qui fait un travail pas toujours facile !

Quelles sont vos astuces pour le nettoyage de vos locaux ?

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