Quand vous êtes un professionnel, vous devez traiter de nombreux courriers : administratif, gestion des fournisseurs, courriers financiers… la gestion des envois est une problématique à part entière à prendre en compte dans le management de votre entreprise. Pour avoir toujours le bon matériel sur vous, voici les recommandations de Pro du Bureau.
La taille des enveloppes
Si des enveloppes classiques sont probablement toujours à disposition, n’oubliez pas de mettre à disposition du personnel différentes tailles d’enveloppe et formes afin de répondre à leurs besoins.
Au-delà du format A4, A5, 16×23 ou encore 21×29,7, soyez vigilant à inclure des enveloppes à soufflet. Les enveloppes à soufflet sont composées de côtés hauts pour pouvoir inclure des dossiers volumineux, parfois de plusieurs dizaines ou centaines de pages.
Enveloppes en papier Craft ou papier blanc ?
Si les enveloppes en papier blanc peuvent donner un rendu plus qualitatif, sachez que les enveloppes en papier Craft sont en règle générale moins chères. Si vous réalisez donc de multiples envois à des interlocuteurs pour qui la couleur importe peu, les enveloppes Craft feront l’affaire.
En revanche, si vous devez envoyer un courrier officiel ou à un client à convaincre, une enveloppe blanche peut être de meilleur effet pour la crédibilité de l’entreprise.
Acheter en gros ses enveloppes
Pour continuer sur la notion de prix, Pro du Bureau vous recommande d’acheter vos enveloppes en gros. Les fournisseurs d’accessoires de bureau en sont d’ailleurs les spécialistes, et vous pourrez avoir des réductions substantielles si vous achetez vos enveloppes par paquets. Dans tous les cas, les enveloppes ne seront jamais perdues, même si vous avez un stock à écouler sous 1 an ! N’hésitez donc pas pour réaliser des économies.
Une balance électronique pour le courrier
Avant de timbrer le courrier, l’accessoire indispensable est la balance pour courrier. Il s’agit d’une petite balance allante souvent jusqu’à 2kg (un peu comme celle des cuisines). Pour les colis, ces derniers seront directement traités en bureau de poste, ou cela nécessitera une machine spéciale.
La corbeille à courrier, un indispensable
Pour faciliter les envois de courrier à jour et date fixe, nous vous recommandons de mettre à disposition des employés une corbeille à courrier. Cette dernière va permettre de trier le courrier, et surtout de rassembler les endroits en un seul et même endroit pour assurer leur expédition.
Ces courriers ne sont pas forcément affranchis ; ce sera à l’assistant.e de direction de réaliser ce travail, si votre entreprise en dispose d’un. La corbeille à courrier (appelée également bannette à courrier), bien qu’étant un objet simple, peut grandement faciliter leur tâche du quotidien.
Opter pour un trieur à courrier
Le trieur fonctionne sur le même principe que la bannette à courrier, mais cette fois à la verticale ! Vous pouvez trouver des trieurs à courrier en métal dans la plupart des cas, mais également en cuir ou en bois pour des modèles plus design.
Au niveau du fonctionnement, le trieur à courrier est très utile pour ranger et classer les courriers traités des courriers tout juste reçus. Ils sont conçus en escalier pour bien identifier les différents tas d’enveloppes. Vous pouvez également y inclure d’autres documents si vous le souhaitez.
